So funktioniert eine Telefonkonferenz
Telefonkonferenz So funktionierts

Wie eine Telefonkonferenz funktioniert und
was Sie zum Organisieren Ihrer Telko brauchen

Eine Telefonkonferenz zu organisieren ist kinderleicht. Sie brauchen lediglich den Telefonkonferenz-Dienst von easyAudio und natürlich ein Telefon. Zusätzliches technisches Equipment ist nicht erforderlich.

So funktioniert die Sofort-Telefonkonferenz

1. Zugangsdaten anfordern

Sie erhalten auf dieser Webseite eine persönliche Konferenz-PIN für die Nutzung Ihres easyAudio-Konferenzraums. Die PIN wird erst in dem Augenblick für Sie generiert, in dem Sie auf den Knopf drücken. Diese PIN ist für alle Teilnehmer Ihrer Telefonkonferenz identisch.

2. Teilnehmer einladen

Nennen Sie Ihren Teilnehmern die Konferenz-PIN und die easyAudio-Telefonnummer. Die Telefonnummer ist die sogenannte „Einwahlnummer“. Die Einwahlnummer und die PIN werden auch „Zugangsdaten für die Telefonkonferenz“ genannt. Zum Start der Konferenzschaltung ist keine zusätzliche Reservierung, Anmeldung oder Buchung Ihrer Konferenz erforderlich. Der easyAudio-Konferenzraum steht Ihnen Rund um die Uhr zur Verfügung.

3. Konferenz starten

Zum vereinbarten Termin wählen alle Teilnehmer die easyAudio-Telefonnummer. Eine automatische Ansage fordert Sie dann auf, die Konferenz-PIN einzugeben. Die Eingabe der PIN erfolgt ganz einfach über die Tastatur Ihres Telefons.
Sobald sich mindestens zwei Teilnehmer eingewählt, haben startet die Telefonkonferenz. Hat sich erst ein Teilnehmer eingewählt, hört dieser eine Wartemusik, bis der zweite der Konferenz beitritt.
Bei easyAudio können bis zu 20 Teilnehmer in einer Konferenz telefonieren. Die Teilnehmer können sich mit einem Festnetztelefon oder mit einem Mobilfunktelefon (Handy) in die Konferenz einwählen.

4. Konferenz steuern

Teilnehmer können während der Telefonkonferenz folgende Funktionen ausführen. Dazu drücken Sie einfach die Tastenkombinationen auf Ihrer Telefontastatur – Die Steuerungsbefehle werden automatisch als Wählsignal über die Telefonleitung an die Konferenzplattform übermittelt.

*0 Aufzählen aller verfügbaren Steuerungsoptionen
*4 Anpassen Lautstärke: Reguliert die eigene Lautstärke (lauter/ leiser)
*6 Stumm-/ Freischalten: Schaltet die eigene Leitung stumm/ wieder frei
0# Operator-Hilfe: Ruft den Operator für individuelle Hilfe

Diese Funktionen stehen ausschließlich dem Moderator der Konferenz zur Verfügung.

#1 Namen der Teilnehmer abrufen: Spielt alle aufgezeichneten Namen der Konferenzteilnehmer ab
#2 Angabe Teilnehmeranzahl: Nennt die Anzahl aller Teilnehmer in der aktuellen Konferenz
## Beenden Konferenz: Sofortiges Beenden der Telefonkonferenz für alle Teilnehmer
*5 Sperren/ Entsperren Konferenzraum: Verhindert Einwahl weiterer Teilnehmer in den Konferenzraum
*7 Ein-/Ausschalten Präsentationsmodus: Alle Konferenzteilnehmer werden stumm/aktiv geschaltet

Der Moderator hat außerdem die Möglichkeit, die Konferen online über eine Webkonsole zu steuern.

Der Zugriff erfolgt über das easyAudio-Kundenportal.

  • Teilnehmer in einen Warteraum stellen bzw. wieder aktiv an der Konferenz teilnehmen lassen.
  • Mikrofon einzelner Teilnehmer an-/ausschalten
  • Präsentationsmodus: Alle Teilnehmer auf einmal stumm schalten
  • Telefonverbindung einzelner Teilnehmer trennen
  • Konferenzraum sperren

>> Hier finden Sie weitere Infos zur Websteuerung

Loggen Sie sich einfach zum Start der Telefonkonferenz ins Kundenportal ein und klicken Sie den entsprechenden Konferenzraum an. Dort können Sie dann die Konferenz bequem online steuern.

Button-Zum-Kundenportal

Die Telko ist beendet, wenn alle Teilnehmer aufgelegt haben.

Bitte beachten Sie: Die PIN für die Sofort-Konferenz ist nur 72 Stunden gültig. In dieser Zeit können Sie beliebig viele Konferenzen abhalten.

Selbstverständlich können Sie auf der Webseite jederzeit eine neue PIN anfordern. Oder Sie nutzen gleich die Vorteile eines festen Konferenzraums.

Hier können Sie Ihre Konferenz-PIN anfordern:

Konferenz-PIN-anfordern

Die Vorteile eines festen Konferenzraums

Bei einem festen Telefonkonferenz-Raum bleibt Ihre persönliche Konferenz-PIN dauerhaft bestehen. Das ist sinnvoll, wenn Sie regelmäßige Konferenztermine haben und nicht immer wieder eine neue PIN an alle Teilnehmer verschicken wollen. Aber auch bei weniger regelmäßigen Telefonkonferenz-Terminen erspart Ihnen der feste Konferenzraum den Aufwand, alle 72 Stunden eine neue Konferenz-PIN anzufordern.

Mit dem festen Konferenzraum erhalten Sie zusätzlich zur Konferenz(teilnehmer)-PIN eine sogenannte Moderator-PIN. Wie der Name bereits sagt, gilt diese PIN für den Moderator der Konferenz. Diese PIN sorgt für zusätzliche Sicherheit Ihrer Telefonkonferenz: Die Teilnehmer können erst dann miteinander sprechen, wenn Sie sich als Moderator in die Konferenz eingewählt haben.

Die Telefonnummer ist für den Moderator dieselbe wie für die normalen Teilnehmer. Nur die PIN, die eingegeben werden muss, unterscheidet sich.

In den meisten Fällen ist der Organisator der Telefonkonferenz später auch der Moderator. Aber selbstverständlich kann auch eine Person die Telefonkonferenz organisieren, die später gar nicht an der Konferenz teilnimmt.

Es ist nur erforderlich, dass allen Teilnehmern rechtzeitig alle Informationen für die geplante Telefonkonferenz zur Verfügung gestellt werden.

Zum Einladen Ihrer Konferenzteilnehmer stellt Ihnen easyAudio übrigens eine praktische Einladungshilfe zur Verfügung.

Weitere Vorteile mit des festen Konferenzraums:

  • Dauerhafte Nutzung des Konferenzraums
  • Zusätzliche Sicherheit durch Moderator-PIN
  • Websteuerung
  • Konferenz-Aufzeichnung
  • Übersichtliche Konferenzstatistik

>> Hier geht’s zur Übersicht „Festen Konferenzraum einrichten“ und „easyAudio-Einladungshilfe“

Weitere nützliche Informationen für Ihre
Telekonferenz

Wir haben auf unserer Webseite weitere nützliche Informationen zur easyAudio Telefonkonferenz zusammen gestellt.

>> Kosten & Abrechnung
>> Sicherheit von Telefonkonferenzen
>> Internationale Telefonkonferenzen
>> Häufige Fragen zu easyAudio