Telefonkonferenz moderieren – darauf sollten Sie achten
Bei fast allen Telefonkonferenzen gibt es einen Teilnehmer, der die Konferenz moderiert. Vor allem bei Telefonkonferenzen mit mehr als fünf Teilnehmern ist ein Moderator sinnvoll.
Der Moderator steuert die Konferenz und kümmert sich meist auch um die vorausgehende Organisation (siehe dazu auch Blogbeitrag Telefonkonferenz organisieren).
Extra Einwahl mit Moderator-PIN
Der Moderator nutzt für die Einwahl in die Telefonkonferenz eine separate Moderator-PIN. Diese PIN erhält er bei easyAudio automatisch mit der Regstrierung. Mit diesem Zugang stehen dem Moderator spezielle Steuerungsfunktionen für die Telefonkonferenz zur Verfügung.
Die Telefonkonferenz startet bei easyAudio erst, wenn der Moderator sich in die Konferenz einwählt. Bis dahin hören die anderen Teilnehmer der Konferenz Wartemusik.
Moderieren der Telefonkonferenz
Beim Moderieren einer Telefonkonferenz geht es darum, den Termin produktiv und effizient zu nutzen. Dazu gehört neben einem reibungslosen Ablauf vor allem die aktive Einbindung der Konferenzteilnehmer.
1. Vorstellen der Teilnehmer
Als erstes heißt der Moderator die Teilnehmer der Telefonkonferenz willkommen. Der Moderator kann die Teilnehmer zunächst ankündigen, doch anschließend sollte sich jeder Teilnehmer selbst vorstellen.
Dadurch können die restlichen Teilnehmer die Stimme der Person zuordnen. Außerdem kann der Moderator feststellen, ob der Teilnehmer gut zu verstehen ist oder ggf. seine Telefonverbindung etwas lauter oder leiser stellen sollte. (Bei easyAudio können Sie die Lautstärke der Leitung anpassen, indem Sie die Tastenkombination *4 drücken.)
2. Ablauf der Konferenz
Zu Beginn der Konferenz informiert der Moderator die Teilnehmer über den Ablauf der Telefonkonferenz. Dazu stellt er die Agenda vor und die Zielstellung des Termins.
Der Moderator steuert den Ablauf der Telefonkonferenz, behält die Agenda und natürlich die Uhr im Auge, damit der Termin nicht aus dem zeitlichen Rahmen läuft.
3. Konferenzregeln festlegen
Der Moderator sollte ein paar Regeln für die Telefonkonferenz kommunizieren. Vor allem bei einer größeren Anzahl von Teilnehmern sind Regeln für reibungslosen Ablauf der Telefonkonferenz wichtig.
- Jeder Teilnehmer sollte zu Beginn seiner Wortmeldung seinen Namen sagen
- Hintergrundgeräusche sollten vermieden werde
- Am besten schalten die Teilnehmer die eigene Leitung stumm, wenn sie grad nicht sprechen
(Stumm- /Freischalten der eigenen Leitung mit Tastenkombination *6 ) - Alle Teilnehmer sollen die Telefonkonferenz konzentriert mitverfolgen
4. Einbinden der Teilnehmer
Der Moderator spricht die Teilnehmer aktiv an und fordert Beiträge für die Telefonkonferenz. Bei Unklarheiten fragt er nach oder fasst die Inhalte noch einmal verständlich für alle Teilnehmer zusammen.
5. Ergebnisse zusammenfassen
Der Moderator fasst bereits während der Konferenz wichtige Ergebnisse zusammen. Zum Ende der Telefonkonferenz wird die Zielstellung des Termins wiederholt und mit dem Ergebnis abgeglichen.
Sofern es keinen Widerspruch zum Ergebnis gibt, wird der Termin anschließend in einem Ergebnisprotokoll zusammengefasst.
Telefonkonferenz starten
Bei easyAudio können Sie Ihre Telefonkonferenz sofort starten – auch ohne Anmeldung. Ihre kostenlose Zugangsdaten erhalten Sie hier:
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